Bereits seit einigen Jahren kann an den Hochschulen beobachtet werden, dass bisher eingesetzte Campus-Management-Systeme durch neue, webbasierte und leistungsstärkere Verfahren ersetzt werden. Damit reagieren die Hochschulen auf neue gesetzliche Anforderungen, jedoch auch darauf, dass die Personengruppen, die mit dem System zukünftig arbeiten, hohe Ansprüche an Funktionalitäten stellen, die sie selbst zum Vorteil ihrer Tätigkeiten nutzen können.
Dieses Vorhaben ist jedoch nicht in wenigen Wochen oder Monaten zu realisieren. Vielmehr zeigt die Erfahrung, dass die Erneuerung des Campus-Management-Systems einen Zeitraum von mind. drei bis vier Jahren voraussetzt.
Themengebiete
Die folgende Themengebiete, die berücksichtigt werden müssen, zeigen die Komplexität eines solchen Projektes:
- Einführungsszenario (stufenweise oder „große“ Umstellung zu einem bestimmten Zeitpunkt)
- Akademischer Kalender mit Fristen und hochschulspezifischen Zeitpunkten
- Aufnahme der Ist-Prozesse und Dokumentation der Verbesserungspotentiale
- Definition von Soll-Prozessen und Anpassung der Ablauforganisation
- Anforderungserhebung für das Campus-Management-Systems
- Auswahl des zukünftigen Campus-Managements-Systems mit Analyse der eigenen System-landschaft
- Umsetzung der Soll-Prozesse
- Eventuelle Migration von Datenbeständen aus dem „Alt-System“
- Technische Vorbereitung und Integration von abhängigen IT-Systemen (Schnittstellen-entwicklung)
- Schulung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf die Prozesse des neuen Systems
- Tests und Qualitätsprüfung sowie -sicherstellung
- Produktivsetzung des Campus-Management (bzw. Teilbereiche)
Projektmanagement
Damit ist ein effizientes und gut geführtes Projektmanagement unerlässlich. Insbesondere die notwendigen Kommunikationsstrukturen von und zu allen Projektbeteiligten ist ein wichtiger Baustein für ein erfolgreiches Projekt. Diese gilt es über die gesamte Projektlaufzeit in alle Richtungen aufrecht zu erhalten und durchzuführen. Weiterhin zeigt dieser Umfang auch, dass Ihre Hochschulleitung fest hinter dem Vorhaben, ein neues Campus-Management zu etablieren, stehen muss.
Change-Management
Wenn organisatorische Veränderungen im Einführungsprozess stattfinden, ist die Begleitung durch ein Change-Management und geschulte Trainer eine sinnvolle Alternative. Insbesondere bei der Veränderung von Positionen und Aufgabenbereichen ist es wichtig, die betroffenen Personenkreise zu involvieren und durch Kommunikation stetig zu informieren.
Während der Projektphasen werden viele Beteiligte involviert. Sei es durch Workshops oder Interviews. Ziel dieses Vorgehens: Defizite und Verbesserungspotentiale herauszuarbeiten. Die beteiligten Personen im jeweiligen Fachkontext wissen, was zu einer Verbesserung führen kann.
Projektorganisation
Bleibt für die Projektdurchführung noch das Projektteam, welches aufgebaut werden muss. Sinnvoll ist, aus dem komplexen großen Projekt kleinere Einheiten herauszulösen. Damit ist ein effizienteres Arbeiten möglich, zudem kann Fachwissen gezielter eingesetzt aber auch abgefragt werden. Weiterhin ist ein temporärer Wissens- und Erfahrungsaustausch mit anderen Projektteams möglich und die Wege werden kürzer.
Die Gesamtprojektleitung wird oberhalb der Teilprojekte und deren Verantwortlichen Personengruppen verortet, so dass gemeinsam (Gesamt- und Teilprojektleitungen) das Projekt steuern können.
Regelmäßige Informationsveranstaltungen bzw. die Verteilung über Newsplattformen an der Hochschule sorgen dafür, dass sich alle Akteure an der Hochschule über den aktuellen Sachstand informieren können. Damit ist auch die Möglichkeit geschaffen, dass neue Ideen, denen man sich nicht sofort verschließen sollte, von außen in das Projekt getragen werden können. Diese Anregungen können z. B. in einem Nachfolgeprojekt auf eine Realisierbarkeit geprüft werden.
Nehmen Sie sich Zeit für die Planung des Projektes, denn durch besonnenes Vorgehen und sehr guter Kommunikation in die beteiligten Richtungen ist der Erfolg des Projektes gesichert.