Sie kennen es sicherlich, auf der Homepage Ihrer Hochschule befinden sich viele Inhalte. Doch woher kommen sie eigentlich? Und wer kümmert sich um diese Informationen?
Ein Themenfeld, welches sich in den letzten Jahren kontinuierlich durch die Aktualisierungen (oder auch Relaunch) von Web-Auftritten an Hochschulen in den Vordergrund gestellt hat. Waren in der Vergangenheit noch Webseiten in Betrieb, die manuell und mit verschiedenen Werkzeugen erstellt worden sind, ist heute der Blog oder das Redaktionssystem die erste Wahl. Das heißt: die Bearbeitung von Inhalten erfolgt direkt im Web.
Damit stellt sich auch Frage, welche Inhalte in dem Webauftritt Ihrer Hochschule enthalten sein sollen und woher die Daten kommen. Es ist auch eine redaktionelle Bearbeitung notwendig, schließlich können die Inhalte von jedem Interessierten gelesen werden und sie folgen einem Qualitätsanspruch. Zu den Daten, die häufig präsentiert werden gehören unter anderem:
- Einrichtungen und zugehörige Adressen
- Personal und zugehörige Adressen sowie Einordnungen zu Einrichtungen und Funktionen
- Standorte und Räumlichkeiten mit Adressen
- Veranstaltungen und Stundenpläne
- Studiengänge und Prüfungsordnungen sowie Modulbeschreibungen
- Projekte und Publikationen
Natürlich wird sich Ihnen die Frage stellen, wie die Tätigkeiten bei Ihrem neuen Webauftritt organisiert werden müssen. Das Ziel wird sein, Inhalte nicht redundant pflegen zu müssen, diese somit aus anderen Quellen zu übernehmen. Am Beispiel von Studiengängen wird dieses illustriert:
Sie möchten auf Ihrer Webseite Informationen zum Studiengang präsentieren. Diese sind jedoch bereits im Campus-Management-System vorhanden, da diese für die Prozesse zur Bewerbung und Zulassung notwendig sind. Es ist daher sinnvoll, diese Daten daraufhin zu analysieren, sie auch auf der Webseite zu nutzen.
Wenn dieses möglich ist, müssen zwei Bereiche betrachtet werden, die Organisation und die Technik. Für die Organisation ist insbesondere wichtig, wer die Informationen zu den Studiengängen im Campus-Management verortet hat und woher die ursprünglichen Informationen gekommen sind. Technisch muss die Übertragung vom Campus-Management-System zum Content-Management-System geplant werden.
Der organisatorische Aspekt wird den größeren Raum einnehmen. Zu klären sind insbesondere die Geschäftsprozesse, da bei der Nutzung durch ein weiteres IT-System auch neue Arbeitsabläufe geschaffen werden müssen. Automatisch werden neue Personenkreise mit einbezogen und die zeitlichen Abläufe sind ebenfalls neu zu überdenken.
Hinsichtlich der technischen Umgebung ist insbesondere die Frage der System-Interaktion untereinander zu betrachten. Werden Daten beispielsweise direkt aus dem Campus-Management übertragen, sobald Informationen zum Studiengang im Content-Management-System abgerufen werden, oder gibt es z. B. nächtliche Datenmigrationen. Die Entscheidung über die technische Kopplung der Systeme hat auch direkte Auswirkungen auf die Personenkreise der Hochschul-IT. Solche Schnittstellen müssen gewartet und gegebenenfalls angepasst werden. Anschließend an diesen Prozess kann dann die Umsetzung geplant werden.
Zusammenfassend lässt sich bei System-Interaktionen folgendes festhalten:
- Organisatorische Abläufe müssen analysiert und gegebenfalls angepasst werden
- Kommunikationsregeln in die beteiligten organisatorischen Einheiten sind zu definieren und zu „leben“
- Beteiligte Systeme sind zu identifizieren (Systemlandschaft)
- Datenherkünfte und -qualitäten sind zu klären
- Daten-Qualitätsstandards müssen definiert und eingehalten werden
- Technische Verbindungen müssen analysiert, geplant und realisiert werden
Diese Vorgehensweise können Sie für beliebige Informationen nutzen, unter Umständen sind aber weitere Aspekte wie z. B. Datenschutz und -sicherheit mit einzubeziehen.
Durch den Einbezug von vielen Personen und Akteurkreisen aus der Hochschule, muss ein solches Projekt gut auf die Bedürfnisse aller eingestellt werden. Dieses bedingt ein sehr gutes Projektmanagement sowie -kommunikation und -koordination.